MAKALAH
Manajemen Kantor dan Informasi ,
Kualifikasi dan Kebutuhan Sekretaris Dalam Bisnis
Untuk memenuhi salah satu tugas
Mata kuliah Pengantar Bisnis
Dosen Pembimbing: Fitria,SE
Disusun Oleh:
Nurul Shafira
FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI
UNIVERSITAS GUNADARMA
2016
BAB I
PENDAHULUAN
A.1 Latar Belakang
Menurut James A.F manajemen adalah suatu proses perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), kepemimpian, dan upaya pengendalian anggota organisasi dan menggunakan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari paparan yang dijelaskan di atas menunjukan bahwa manajemen adalah suatu keadaan yang terdiri dari proses yang ditujukan oleh garis (line) yang mengarah keproses perencanaan.
Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.
Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor. Dalam suatu organisasi atau perusahaan, pimpinan perusahaan pada umumnya dibantu oleh sekretaris. Sekretaris membantu pimpinannya salah satunya melalui kegiatan tata usaha.
Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan
1.2 Rumusan Masalah
a Apa pengertian manajemen kantor dan informasi?
b. Apa pengertian definisi tata kerja, prosedur kerja, dan pedoman kerja? c. Bagaimana cara menyusun buku pedoman kerja? d. Apa manfaat ditetapkannya tatakerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja? e. Apa pentingnya sekretaris dalam bisnis? \
f. Bagaimana kualifikasi sekretaris?
1.3 Tujuan
a. Mengetahui pengertian manajemen kantor dan informasi.
b. Mengetahui definisi tata kerja, prosedur kerja, dan pedoman kerja.
c. Mengetahui cara menyusun buku pedoman kerja .
d. Mengetahui manfaat ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja.
e. Mengetahui pentingnya sekretaris dalam bisnis
f. Mengetahui bagaimana kualifikasi sekretaris
a. Mengetahui pengertian manajemen kantor dan informasi.
b. Mengetahui definisi tata kerja, prosedur kerja, dan pedoman kerja.
c. Mengetahui cara menyusun buku pedoman kerja .
d. Mengetahui manfaat ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja.
e. Mengetahui pentingnya sekretaris dalam bisnis
f. Mengetahui bagaimana kualifikasi sekretaris
BAB II
TEORI
A. Manajemen Kantor dan Informasi
2.1 Pengertian Manajemen Kantor dan Informasi
a. Pengertian Manajemen Kantor
Manajemen kantor adalah suatu kegiatan pengolah data dan informasi yang dilakukan secara sistematik, teratur, dan terus menerus sesuai dengan yang telah ditetapkan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan
b. Pengertian Manajemen Informasi
Manajemen informasi adalah pengelolaan data yang didalamnya mencakup proses mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan sehingga dapat menjadi landasan untuk pengambilan keputusan dalam manajeman.
2.2 Definisi Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Pedoman Kerja
a. Definisi Tata Kerja
Tata kerja adalah suatu cara yang di tempuh untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana dengan baik dan mencapai tingkat efisien yang maksimal.
b. Prosedur Kerja
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas.
c. Pedoman kerja
Pedoman kerja adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok dalam perusahaan untuk mencapai tujuan atau target yang sudah ditetapkan dalam standar kerja.
2.5 Cara Menyusun Buku Pedoman Kerja
1. Tentukan untuk apa rencana kerja disusun.
2. Tulislah pendahuluan dan latar belakang.
3. Tentukan tujuan dan target.
4. Susun rencana dengan target-target yang “SMART”
5. Cantumkan sumber daya yang Anda miliki.
6. Kenali batasan yang ada.
7. Siapa yang bertanggung jawab?
8. Tulis strategi.
2.6 Manfaat Ditetapkannya Kerja, Prosedur Kerja, dan Buku Pedoman Kerja
1. Alat untuk mengatur tata ruang kantor.
2. Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur kerja.
3. Sebagai pola yang dapat menjabarkan tujuan kerja, sasaran kerja, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijakan dalam kegiatan dalam perusahaan.
4. Sebagai alat untuk menyelesaikan perselisahan dalam berkerja atau didalam hubungan pekerjaan.
5. Sebagai pedoman kerja untuk para karyawan yang melaksanakan atau semua pihak yang berkepentingan dalam suatu perusahaan/organisasi.
6. Sebagai alat untuk pembagian kerja agar mencapai tujuan dengan maksimal dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.
7. Sebagai standardisasi dan pengendalian kerja setepat-tepatnya.
8. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu.
9. Mempermudah para pekerja untuk menjalankan tugasnya.
10. Keletihan dalam bekerja dapat diatasai.
11. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi.
12. Tujuan perusahaan/organisasi dapat tercapai secara efektif.
B. Kualifikasi dan Kebutuhan Sekretaris Dalam Bisnis
3.1 Pentingnya Sekretaris Dalam Bisnis
Sekretaris merupakan bagian penting dalam perusahaan. Mengapa?
Karena selain turut membantu pimpinan dalam menjalankan tugasnya, sekretaris pun juga
mampu menjaga rahasia perusahaan yang belum tentu pegawai lain dapat melakukannya.
Seorang sekretaris saat ini sangat dibutuhkan seiring dengan perkembangan
perusahaan baik swasta maupun pemerintah. Peran penting sekretaris secara umum
dibedakan menjadi 2 berdasarkan kepada siapa ia bertugas:
1.Terhadap atasan :
· Sebagai perantara komunikasi dan pembinaan hubungan baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan
· Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan
· Sebagai pemberi informasi tugas dari pimpinan kepada bawahannya
· Alternatif pemikiran
· Faktor penunjang keberhasilan perusahaa
2. Terhadap bawahan :
· Penentu kebijakan yang adil bagi para bawahan
· Pemberi motivasi kerja bagi para bawahan
· Menerima pendapat dan usul dalam menyelesaikan masalah
3.2 Kualifikasi Sekretaris Dalam Bisnis
Kualifikasi sekretaris adalah hal-hal yang menjadi syarat bagi seseorang untuk menjadi
sekretaris profesional agar dapat dicari dan ditarik cepat oleh suatu perusahaan/organisasi.
Kualifikasi sekretaris dilihat dari pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian.
1. Pengetahuan :
· Memiliki pengetahuan dan wawasan global
· Memahami seluk beluk organisasi beserta tujuan dan fungsinya
· Memiliki pengetahuan tentang perkantoran
· Mampu memahami kondisi dan apa yang akan dikerjakannya
· Keterampilan :
· Mampu berkomunikasi dengan baik
· Mampu menyalurkan ide
· Mampu membentuk suatu keputusan dan rencana
· Mampu berbahasa Indonesia dan bahasa asing
· Mampu menyusun laporan dengan baik
· Mampu menggunakan peralatan perusahaan dengan baik (contoh : komputer)
2. Kepribadian :
· Memiliki kepribadian yang baik dan menarik
· Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
· Memiliki kemampuan dalam ketelitian, tanggung jawab, dan kejujuran
BAB III
ANALISIS
Menurut analisis saya berdasarkan informasi yang ada di atas , sekretaris dan kantor merupakan satu kesatuan yang utuh dan bahkan sekretaris adalah kunci kedua setelah manajer atau pimpinan. Segala urusan perkantoran mulai dari surat-menyurat sampai masalah keputusan pimpinan sangat mempunyai pengaruh terhadap sekretaris. Segala penyelesaian urusan dan proses administrasi perkantoran terletak pada kepintaran sekretaris.
Dan untuk melaksanakan pekerjaan secara teratur dan cepat dalam organisasi, para manajer atau pimpinan harus mempunyai informasi tertulis supaya dapat melaksanakn perencanaan dan evaluasi secara tepat. Informasi sangat diperlukan dalam proses pemecahan masalah (problem solving) dan pengambilan keputusan (decision making), apabila informasi dan keterangan yang dibutuhkan, baik catatan kantor maupun laporan tidak tersedia, akan sulit untuk mengambil langkah-langkah dan kebijakan yang diperlukan.
Oleh karena itu, peran sekretaris diperlukan untuk membantu pimpinan dalam mengelola catatan-catatan organisasi.
BAB IV
DAFTAR PUSTAKA
http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-dll.html
